Các nhà lãnh đạo luôn tìm cách nâng cao năng suất của nhân viên, nhưng đào tạo quản lý thời gian của bộ phận nhân sự không đủ. Vấn đề nằm ở việc mọi người không làm việc đơn độc. Các phương pháp cá nhân như Inbox Zero và ma trận Eisenhower không thể giải quyết được.
Như đã được W. Edwards Deming, một nhà thống kê và tư vấn quản lý hàng đầu, lập luận trong cuốn sách Out of the Crisis, 94% các vấn đề và cơ hội cải thiện thuộc về hệ thống, không phải cá nhân. Mặc dù có những giải pháp cá nhân hữu ích, nhưng để đạt được hiệu quả cao nhất trong việc giải quyết vấn đề năng suất thấp và không hiệu quả, chúng ta cần thực hiện các cải tiến tại cấp độ hệ thống, chứ không chỉ cấp độ cá nhân.
Nhiều tổ chức có năng suất cao đã thiết lập một hệ thống các cuộc trò chuyện hàng ngày theo cấp độ, với trình tự leo thang rõ ràng cho tất cả các vấn đề. Cuộc trò chuyện đầu tiên, bao gồm các nhân viên tuyến đầu, bắt đầu vào đầu ngày làm việc. Cuộc trò chuyện tiếp theo, bao gồm các giám sát viên, diễn ra sau 30 phút. Các nhà quản lý gặp nhau 30 phút sau đó, tiếp theo là giám đốc, VP và cuối cùng là nhóm điều hành. Vấn đề được giải quyết ở mức thấp nhất có thể và nếu không thể đưa ra quyết định, vấn đề sẽ được leo thang lên cấp độ cao hơn.
Hệ thống này mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Nó tăng cường sự kết nối giữa C-suite và tiền tuyến, giúp thúc đẩy quyết định nhanh chóng và quan trọng nhất, cải thiện năng suất bằng cách giảm số lượng email rải rác về nhiều vấn đề khác nhau.
2. Hiển thị công việc
Bạn bao giờ cảm thấy khó khăn khi không biết người khác đang làm gì trong công việc văn phòng? Công việc vô hình, chỉ tồn tại trong máy tính hoặc đầu của mọi người, khiến việc này trở nên khó khăn. Nhưng giờ đây, có một giải pháp thú vị để hiển thị công việc của mọi người.
Hãy tưởng tượng một bảng nhiệm vụ vật lý hoặc ảo như Trello, Asana, Airtable, Zenkit và nhiều công cụ khác. Mỗi nhiệm vụ được thể hiện bằng một thẻ, đánh dấu người đang làm và trạng thái hiện tại của công việc. Điều này cho phép phân phối công việc công bằng hơn, loại bỏ vô số email kiểm tra trạng thái và giảm thiểu sự cần thiết của các cuộc họp dài dòng.
Thực tế, một phòng thí nghiệm nghiên cứu y học đã áp dụng hệ thống này và kết quả đã khiến ngạc nhiên. Công việc được hoàn thành nhanh hơn và với ít nỗ lực hơn. Các nhân viên đã cảm thấy dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của đồng nghiệp và phản ứng kịp thời khi cần thiết.
Ngoài ra, việc hiển thị thời gian nghỉ cũng có lợi ích không kém. Một nghiên cứu của giáo sư Leslie Perlow từ Trường Kinh doanh Harvard đã chỉ ra rằng việc có “thời gian nghỉ có thể dự đoán được” mang lại sự hài lòng công việc và cân bằng cuộc sống tốt hơn. Ý tưởng là, buổi chiều hoặc buổi tối, bạn hoàn toàn ngắt kết nối với công việc và thiết bị không dây, không xem email hoặc tiếp nhận công việc mới. Điều này không chỉ tạo điều kiện cho cuộc sống cá nhân, mà còn không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng.
Cho dù là khả năng hiển thị công việc hay khả năng dự đoán thời gian nghỉ, cả hai đều giúp cải thiện sự hiệu quả và tạo ra môi trường làm việc tốt hơn. Với những công cụ này, bạn có thể thấy mọi người đang làm gì và phản ứng kịp thời. Tính minh bạch và sự cân bằng cuộc sống công việc đã trở thành hiện thực
3. Xác đinh “ tín hiệu dơi”
Người hâm mộ Batman sẽ nhớ rằng cảnh sát đã triệu hồi Batman với hình ảnh một con dơi chiếu trên bầu trời đêm. Như Marshall McLuhan lập luận, phương tiện là thông điệp. Tuy nhiên, hầu hết các tổ chức không có cách tương tự để chỉ ra một vấn đề là một trường hợp khẩn cấp thực sự. Không có thỏa thuận về việc sử dụng kênh liên lạc nào, nhân viên buộc phải kiểm tra tất cả các nền tảng nhắn tin kỹ thuật số để đảm bảo rằng không có gì lọt qua các vết nứt. Điều đó độc hại đối với năng suất. Các công ty có thể làm cho công việc dễ dàng hơn cho mọi người nếu họ chỉ định các kênh cho các vấn đề khẩn cấp và không khẩn cấp.
4. Gắn trách nhiệm với thẩm quyền
Trong hầu hết các trường hợp, người lao động chỉ được giao trách nhiệm cho các nhiệm vụ mà không có quyền để đưa ra quyết định và tạo ra kết quả. Sự mất cân đối này gây ra sự thất vọng, căng thẳng và quá tải. Hãy tưởng tượng một tình huống trong một công ty giày trị giá 500 triệu đô la, nơi người sáng lập và CEO, mặc dù đã rời bỏ vai trò phát triển sản phẩm, lại can thiệp vào quyết định về một kiểu giày cụ thể mà nhóm sản phẩm đã thiết kế. Điều này dẫn đến việc container chứa đôi giày trị giá 400.000 đô la bị chuyển hướng đến Châu Phi và bị hủy bỏ với tổn thất tài chính lớn. Phó chủ tịch phát triển sản phẩm không chỉ mất tinh thần mà còn phải cố gắng thuyết phục trong phút cuối để điều chỉnh quyết định của CEO. Điều quan trọng là, nếu nhân viên phải chịu trách nhiệm về kết quả, họ cần có quyền đưa ra các quyết định quan trọng mà không bị ràng buộc bởi hàng loạt email, cuộc họp hoặc thuyết trình vô tận.
Một ví dụ xuất sắc về việc thực hiện ý tưởng này là cấu trúc quản lý “mạng lưới” của công ty sản xuất W.L. Gore & Associates. Công ty này trị giá 3 tỷ đô la đã phân phối trách nhiệm lãnh đạo trên toàn bộ tổ chức, cho phép nhân viên tự đưa ra quyết định trong các tình huống có “rủi ro thấp” và chỉ yêu cầu phê duyệt cho các quyết định có “rủi ro cao”. Gore đã đầu tư nhiều năm để phát triển và điều chỉnh văn hóa, hệ thống và quy trình để hỗ trợ cấu trúc tổ chức độc đáo của họ. Dù không phải công ty nào cũng có thể sao chép mô hình này, đó là một ví dụ về cách suy nghĩ này có thể cải thiện năng suất cá nhân và tổ chức.
Để thực sự tác động đến hiệu suất làm việc, việc tạo ra năng suất cá nhân không chỉ áp dụng cho công việc độc lập ngoài tổ chức. Để đạt được điều đó, bạn cần làm việc ở cấp hệ thống tổ chức.
Tham khảo: Productivity Is About Your Systems, Not Your People
by Daniel Markovitz
———————————–
Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ số điện thoại
035.2677.543 (Ms. Ngôn), 037.2481.092 (Ms.Yến)
79 Nguyen Dinh Chieu, Ward 6, Dist 3, HCMC
Website: www.cbs.com.vn